Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für diese Website, das Mandantenportal und die Verarbeitung im Rahmen unserer Mandate ist TELOS Steuern & Recht GmbH, Opernplatz 14, 60313 Frankfurt am Main. Du erreichst uns unter kontakt@telos-steuern.de; diese Adresse kannst Du auch für Datenschutzfragen und die Ausübung Deiner Rechte verwenden.

Diese Hinweise gelten für telos-steuern.de, mandanten.telos-steuern.de und die damit verbundene Kanzleiverwaltung. Je nach Nutzung verarbeiten wir die nachfolgend beschriebenen Daten. Die Kenntnisnahme dieser Hinweise ist keine pauschale Einwilligung in zusätzliche Verarbeitungen.

2. Deine Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen hast Du das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst Du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig.

Soweit wir Daten aufgrund berechtigter Interessen verarbeiten, kannst Du aus Gründen Deiner besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO). Bei Direktwerbung ist der Widerspruch jederzeit ohne Begründung möglich. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen Löschung entgegenstehen. Bitte wende Dich an die oben genannte Kontaktadresse; wir prüfen gegebenenfalls Deine Identität, bevor wir personenbezogene Daten herausgeben.

Du kannst Dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere am Ort Deines gewöhnlichen Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, poststelle@datenschutz.hessen.de, https://datenschutz.hessen.de.

3. Website, Hosting und Sicherheit

Für Website, Mandantenportal, Datenbanken, Auslieferung von Inhalten und Zugriffsschutz verwenden wir Dienste von Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA. Dazu gehören Cloudflare Pages, Workers, D1, Access und für Videos Stream. Beim Abruf werden technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Referrer, Antwortstatus sowie Sicherheitsereignisse verarbeitet. Cloudflare verarbeitet Daten in seiner verteilten Infrastruktur; eine ausschließlich deutsche Verarbeitung wird nicht zugesichert.

Die Verarbeitung dient Betrieb, Fehlerbehebung und Missbrauchsschutz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer Online-Dienst. Technische Protokolle werden für diese Zwecke vorgehalten; konkrete Vorfälle können eine längere Sicherung zur Aufklärung und Rechtsverteidigung erfordern.

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Kanzleizugriffe werden über Cloudflare Access und Microsoft Entra abgesichert und nach Berechtigungen beschränkt. Portal- und Aufnahmedaten werden in getrennten Datenbanken verarbeitet; berechtigte Datenübertragungen in die Kanzleiverwaltung sind Bestandteil des Ablaufs. Eine Trennung der Datenbanken bedeutet deshalb keine vollständige Trennung der Verarbeitung.

4. Cookies und lokale Speicherung

Technisch erforderliche Speicherungen merken Deine Auswahl, sichern Anmeldungen und ermöglichen die Formulare (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; anschließend je nach Funktion Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Nicht erforderliche Funktionen würden erst nach Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO aktiviert. Derzeit sind keine optionalen Analyse- oder Marketingdienste aktiviert.

Die Website speichert Deine Datenschutzauswahl lokal unter telos_consent für bis zu 180 Tage. Du kannst diese Auswahl über die Cookie-Einstellungen ändern. Schriften der Website und der erzeugten PDFs werden selbst bereitgestellt; beim Anzeigen wird dafür kein externer Schriftendienst aufgerufen.

Im Mandantenportal dient __Host-telos_portal der Anmeldung (bis zu acht Stunden, zusätzlich Ablauf bei 30 Minuten Inaktivität). telos_code_browser bindet den Anmeldevorgang an den Browser; telos_aufnahme_ziel merkt das Aufnahmeziel (jeweils bis zu 15 Minuten). __Host-telos_aufnahme sichert den Zugang zur Aufnahme; je nach Zugangsart reicht die Cookie-Laufzeit bis zu sieben Tagen. Zusätzlich gelten kürzere serverseitige Freigaben: der erste Aufnahmezugang gilt bis zu zwei Stunden, reguläre Aufnahmefreigaben bis zu 24 Stunden. Ein abgelaufener oder widerrufener Zugang wird durch ein noch vorhandenes Cookie nicht verlängert.

5. Kontakt und Anfrage zur Zusammenarbeit

Wenn Du uns per Formular oder E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir Deine Kontaktangaben und den Inhalt zur Bearbeitung und Beantwortung. Im Formular zur Zusammenarbeit fragen wir Vorname, Nachname, E-Mail, Telefonnummer und Unternehmen beziehungsweise Tätigkeit ab. Die Beschreibung Deines Anliegens und die Zugehörigkeit zu einem Netzwerk sind optional. Bitte übermittle über das öffentliche Anfrageformular keine Ausweiskopien, Steuer-Identifikationsnummern oder Bankdaten.

Ein Formularlink kann eine Kennung des Vertriebskanals enthalten. Wir ordnen diese Kennung der Anfrage zu, um ihre Herkunft zu erkennen und unsere Zusammenarbeit mit den jeweiligen Kanälen auszuwerten. Hierfür verwenden wir keine personenbezogenen Werbeprofile oder websiteübergreifendes Tracking. Empfänger des Links erhalten dadurch keinen Zugriff auf Deine Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die nachvollziehbare Zuordnung und Auswertung von Anfragen.

Die Bearbeitung einer Mandatsanfrage erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; andere Kontaktanliegen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an der Beantwortung. Die Anfrage geht an unsere Kanzleiverwaltung und wird persönlich geprüft. Durch das Absenden entsteht weder ein Mandatsverhältnis noch automatisch ein Fachwissenzugang. Ohne die als erforderlich gekennzeichneten Angaben können wir die Anfrage nicht über dieses Formular bearbeiten.

6. Mandantenaufnahme und Erinnerungen

Nach Anlage einer Einladung durch die Kanzlei oder Freigabe Deiner Anfrage erhältst Du einen persönlichen Link zu Deinem konkreten Angebot. Dieser ist grundsätzlich eine Woche gültig. Beim erstmaligen Öffnen kann die Aufnahme unmittelbar beginnen; beim erneuten Zugang ist eine Bestätigung über Deine E-Mail-Adresse vorgesehen. Bitte gib Deinen persönlichen Aufnahmelink nicht an unberechtigte Personen weiter.

Wir verarbeiten Angaben zur Person, zu Erreichbarkeit und Anschriften, Familienstand, steuerlich relevanten Angehörigen, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum und Geburtsort sowie zum Unternehmen, Vertretungsbefugnis, Steuerstatus, Finanzamt, Steuerkennzeichen und Bankverbindung. Weitere Angaben werden abhängig von Deinen Antworten abgefragt. Eingaben werden bereits während der Bearbeitung als Entwurf gespeichert, damit Du fortsetzen kannst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit gesetzlich vorgeschrieben, lit. c.

Religionszugehörigkeit und Angaben zur Kirchensteuer werden nur für die erforderliche steuerliche Bearbeitung verarbeitet. Für solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten gelten Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO in Verbindung mit § 11 StBerG und die berufliche Verschwiegenheit. Das gilt entsprechend für weitere besonders geschützte Daten, soweit deren Verarbeitung im konkreten Mandat erforderlich ist.

Zu einem noch offenen Vorgang können wir automatische Erinnerungen versenden. Die Kanzlei legt deren Häufigkeit innerhalb der Zugangslaufzeit fest. Auch Korrekturanfragen, Bestätigungen und Willkommensnachrichten gehören zum Ablauf; sie sind keine Werbeeinwilligung. Die Kanzlei prüft Deine Einreichung und bestätigt die Mandatsannahme gesondert. Einladungen und automatische Erinnerungen begründen keinen Vertrag.

7. Geldwäscheprüfung und Daten weiterer Personen

Zur Erfüllung unserer geldwäscherechtlichen Pflichten erheben wir die erforderlichen Identitäts- und Vertretungsangaben, Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten und politisch exponierten Personen sowie erforderliche Nachweise. Die Kanzlei führt die Identitäts- und Risikoprüfung durch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit insbesondere §§ 8, 10 bis 12 und 15 GwG. Ohne die gesetzlich erforderlichen Angaben und Nachweise können wir die Geschäftsbeziehung gegebenenfalls nicht begründen oder fortsetzen.

Soweit Du für ein Unternehmen oder eine andere Person handelst, benötigen wir Angaben zu Deiner Vertretungsberechtigung. Bei Zusammenveranlagung kann eine gesonderte Vollmacht des Ehepartners vorbereitet werden. Dafür gibt es einen eigenen, dem Mandat zugeordneten Zugang. Die Übernahme von Vollmachtsoptionen ersetzt weder die eigenen Angaben noch die Erklärung des Ehepartners.

Daten weiterer Personen erhalten wir gegebenenfalls von Dir, vertretungsberechtigten Personen, aus bereitgestellten Unterlagen oder öffentlich zugänglichen Registern. Dazu können Namen, Kontakt-, Identitäts-, Beteiligungs- und Vertretungsangaben gehören. Wir verarbeiten sie nur im erforderlichen Umfang für das Mandat, die Vollmacht oder gesetzliche Prüfpflichten. Bitte mache die betroffenen Personen auf diese Hinweise aufmerksam; unsere eigenen Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO bleiben bestehen.

8. PDFs, Vollmachten und elektronische Unterzeichnung

Die Aufnahme erzeugt aus Deinen Angaben die zugehörigen Vertragsunterlagen, Vollmachten, GwG-Angaben und gegebenenfalls ein SEPA-Mandat. Du kannst die PDFs vor Deiner Erklärung einsehen. Wir dokumentieren die bestätigte Dokumentfassung, Deine Erklärungen und Bestätigungen, den Zeitpunkt, die Zuordnung zu Deinem Zugang sowie technische Prüfsummen zum Nachweis der Unverändertheit.

Bei der integrierten Signierfunktion verarbeiten wir den von Dir gezeichneten Namenszug und fügen ihn in das betreffende PDF ein. Soweit Du die Übernahme derselben Unterschrift auf ein weiteres Dokument ausdrücklich bestätigst, wird dies ebenfalls dokumentiert. Die Funktion dient der Unterzeichnung und Nachweisführung; es findet dabei keine biometrische Identifikation anhand Deines Schreibverhaltens statt. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie lit. f für unser berechtigtes Interesse, Erklärungen und Dokumentintegrität nachweisen zu können.

Dokumente und Nachweise werden im Aufnahmebestand verarbeitet und gespeichert. Nach Freigabe können sie über die Kanzleiverwaltung an DATEV DMS übergeben und Dir per E-Mail als PDF zugesandt werden. Dabei entstehen auch Kopien im E-Mail-System und in der Dokumentenablage. Die DMS-Übertragung bewirkt keine sofortige Löschung des Aufnahmebestands. Für Aufbewahrung und Löschung gelten die unten beschriebenen Zwecke und Fristen. Wenn Du die integrierte Unterzeichnung nicht nutzen möchtest, kontaktiere uns zur Abstimmung eines anderen Übermittlungswegs.

9. Kanzleibearbeitung, DATEV und eingesetzte Dienstleister

Für Mandatsbearbeitung, Kommunikation, Dokumentenverwaltung und technische Unterstützung erhalten nur die damit befassten Beschäftigten und erforderlichen Dienstleister Zugriff. Daneben kommen Finanzbehörden, Gerichte, Sozialversicherungsträger, Banken für den Zahlungsverkehr sowie von Dir bevollmächtigte Empfänger in Betracht, soweit Auftrag oder Gesetz dies erfordern. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, für die erforderliche Absicherung und Organisation ergänzend lit. f, sowie bei besonderen Daten § 11 StBerG in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO.

DATEV eG, Paumgartnerstraße 6–14, 90429 Nürnberg: steuerliche Verarbeitung, Mandantenstammdaten und Dokumentenmanagement. Die DATEV-Anbindung der Aufnahme erfolgt aus der geschützten Kanzleiverwaltung über das Cloud Gateway der Riecken Webservice & Application GmbH, Wien, Österreich. Der Dienst vermittelt die erforderlichen Stammdaten- und Dokumentenübertragungen. Der öffentliche Mandantenzugang erhält keine eigenen DATEV-Zugangsdaten. Nach Kanzleifreigabe können getrennte Unternehmens- und Privatmandate angelegt und die jeweils zugehörigen Unterlagen zugeordnet werden.

milia GmbH, Schanzenstraße 39C, 51063 Köln: digitale Kanzleiorganisation, vorgangsbezogene Zusammenarbeit und Mandantenkommunikation. Je nach genutztem Vorgang werden dafür die erforderlichen Kontakt-, Mandats-, Aufgaben-, Nachrichten- und Dokumentdaten verarbeitet. Die hier beschriebene Aufnahme auf mandanten.telos-steuern.de ist eine eigene TELOS-Anwendung.

Cloudflare stellt Infrastruktur und Videos bereit, Microsoft E-Mail, Zusammenarbeit und die Identitätsverwaltung. Für technische Kanzleibetreuung kann auch Kegler IT Service GmbH erforderliche Systemdaten erhalten. Für technische Dienstleister gelten je nach Rolle insbesondere Art. 28 DSGVO, die berufliche Verschwiegenheit und § 62a StBerG.

10. KI-gestützte Unterstützung

Zur Unterstützung der Kanzleiarbeit können KI-gestützte Funktionen innerhalb eingesetzter Kanzleisoftware oder gesonderte professionelle Assistenzdienste verwendet werden, etwa zum Strukturieren und Zusammenfassen von Unterlagen, zum Vorbereiten von Texten oder zur Unterstützung bei der Recherche. Je nach Aufgabe können dabei die erforderlichen Mandats-, Kommunikations- oder Dokumentinhalte verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist die für die jeweilige Mandatsaufgabe einschlägige Grundlage, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und gegebenenfalls § 11 StBerG in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO; eine zusätzliche Verarbeitung zu anderen Zwecken bedarf einer eigenen Rechtsgrundlage.

Die Auswahl und Freigabe solcher Funktionen muss vor der Verarbeitung personenbezogener Mandatsdaten deren Erforderlichkeit, Vertraulichkeit, vertragliche Absicherung, Lösch- und Speicherbedingungen sowie mögliche Drittlandzugriffe berücksichtigen. Daten sind dabei auf das Erforderliche zu begrenzen und, soweit der Zweck dies zulässt, zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren. Eine Nutzung für ein eigenes allgemeines Modelltraining des Anbieters ist nicht Zweck unseres Mandatsauftrags. Eine ausnahmslose Speicherfreiheit wird mit diesen Hinweisen nicht zugesichert; maßgeblich sind der konkret freigegebene Dienst und seine vereinbarten Bedingungen.

Die fachliche Prüfung und Verantwortung verbleiben bei der Kanzlei. Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Dich im Sinne des Art. 22 DSGVO. Die Kenntnisnahme dieser Hinweise erlaubt weder den beliebigen Einsatz weiterer Dienste noch eine freie Weitergabe Deiner Mandatsdaten. Informationen zu den in Deinem Fall eingesetzten Empfängern kannst Du über unseren Datenschutzkontakt erhalten.

11. E-Mail, Microsoft 365 und Online-Besprechungen

Wir verwenden Microsoft 365, insbesondere für E-Mail, Zusammenarbeit und Microsoft Teams, sowie Microsoft Entra für die Anmeldung von Kanzleibeschäftigten. Anbieter im europäischen Vertragsraum ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland; konzernbezogene Verarbeitung kann auch Microsoft Corporation, USA, betreffen. Verarbeitet werden die für den jeweiligen Dienst erforderlichen Kontakt-, Nachrichten-, Kalender-, Datei-, Anmelde- und Diagnosedaten.

Portalnachrichten, Codes, Einladungen, Erinnerungen, Korrekturanforderungen und Vertragsunterlagen werden über unser E-Mail-System versandt. Dabei werden Empfängeradresse, Nachricht, gegebenenfalls Anhänge sowie Versand- und Fehlerstatus verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für gesetzliche Dokumentation lit. c und für die Zustellungsabsicherung unser berechtigtes Interesse nach lit. f. Die Nutzung Deiner E-Mail-Adresse hierfür setzt keine Einwilligung in Werbung voraus.

Bei Online-Besprechungen verarbeiten wir Teilnehmerangaben, Verbindungsdaten und die von Dir freigegebenen Audio-, Video-, Chat- oder Bildschirminhalte zur Durchführung der Besprechung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei sonstigen Besprechungen lit. f). Eine Aufzeichnung ist kein automatischer Bestandteil; darüber und über eine gegebenenfalls erforderliche Einwilligung informieren wir gesondert vor Beginn.

12. Portal-Anmeldung und Fachwissen-Videos

Die Login-Maske auf telos-steuern.de ist mit mandanten.telos-steuern.de verbunden. Nach Eingabe Deiner E-Mail-Adresse erhältst Du für ein freigeschaltetes Konto einen einmalig nutzbaren Code beziehungsweise Login-Link. Die Login-Freigabe ist 15 Minuten gültig. Für sensible Bereiche ist eine zusätzliche Bestätigung vorgesehen: der Code gilt fünf Minuten und eröffnet eine Freigabe von zehn Minuten. Wir speichern technische Prüfwerte der Codes und protokollieren sicherheitsrelevante Vorgänge; Fehlversuche und Anfragen werden begrenzt.

Verarbeitet werden Kontaktdaten, Kontozuordnung, Zugangsberechtigungen, technische Sitzungskennungen sowie Anmelde- und Sicherheitsereignisse. Das dient der Bereitstellung des Kontos nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und der Missbrauchsabwehr aufgrund unseres berechtigten Interesses nach lit. f. Ein Fachwissenzugang wird durch die Kanzlei gesondert freigeschaltet. Beim Abmelden endet die Sitzung und Du wirst auf unsere Website weitergeleitet.

Videos werden über Cloudflare Stream mit befristeten Wiedergabefreigaben ausgeliefert. Cloudflare verarbeitet IP-Adresse, Geräte-/Browserdaten, angefordertes Video, Zeitpunkt und technische Wiedergabeinformationen zur Bereitstellung und Absicherung des gewünschten Inhalts (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

13. Online-Rechner

Die Berechnungen unserer Online-Rechner erfolgen im Browser. Die eingegebenen Werte werden durch die reine Berechnung nicht an die Kanzlei übermittelt. Wenn Du anschließend eine Kontakt- oder Übermittlungsfunktion nutzt, entscheidest Du über die dort angezeigten Inhalte. Übermittelte Angaben verarbeiten wir zur Bearbeitung Deiner Anfrage nach Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise f DSGVO.

14. Verarbeitung außerhalb der EU und des EWR

Bei internationalen Infrastruktur-, Kommunikations- und gegebenenfalls Assistenzdiensten können Verarbeitung oder Zugriffe außerhalb der EU beziehungsweise des EWR, insbesondere in den USA, stattfinden. Das betrifft auch mögliche Supportzugriffe und Unterauftragsverarbeiter. Die Nutzung eines europäischen Vertragspartners allein schließt solche Zugriffe nicht aus.

Eine solche Übermittlung setzt die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO voraus, etwa einen einschlägigen Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln mit den erforderlichen ergänzenden Maßnahmen. Das EU–US Data Privacy Framework kommt nur in Betracht, soweit der jeweilige Empfänger wirksam zertifiziert ist und die betreffende Verarbeitung erfasst wird. Informationen zu den einschlägigen Garantien und eine Kopie kannst Du über unseren Datenschutzkontakt anfordern. Berufsrechtliche Vertraulichkeitsanforderungen bleiben zusätzlich zu beachten.

15. Speicherdauer und Änderungen dieser Hinweise

Wir speichern personenbezogene Daten, solange sie für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Pflichten oder die Geltendmachung, Ausübung beziehungsweise Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Nicht zustande gekommene Anfragen und abgebrochene Aufnahmeentwürfe sind nach Abschluss der Bearbeitung zu löschen, sobald keine weitere erforderliche Kontaktaufnahme, Nachweisfunktion oder Aufbewahrungspflicht besteht. Der Ablauf eines Einladungslinks beendet den Zugang, bewirkt aber nicht automatisch die Löschung aller dazugehörigen Daten.

Steuerberatende Handakten sind grundsätzlich zehn Jahre ab Ablauf des Kalenderjahres der Auftragsbeendigung aufzubewahren (§ 66 StBerG). Für andere Unterlagen gelten je nach Art insbesondere sechs, acht oder zehn Jahre nach § 147 AO beziehungsweise § 257 HGB; gesetzliche Fristverlängerungen und Besonderheiten bleiben unberührt. Geldwäscherechtliche Aufzeichnungen unterliegen grundsätzlich fünf Jahren nach dem maßgeblichen Jahresende, gegebenenfalls längeren gesetzlichen Fristen und der Höchstfrist nach § 8 Abs. 4 GwG.

Portalprofile und Berechtigungen werden für die Dauer des Zugangs benötigt. Dessen Ende beseitigt keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Betriebs-, Sicherheits- und Nachweisdaten sowie Sicherungskopien unterliegen ihren jeweiligen Zwecken und Aufbewahrungsfristen. Abgelaufene Sitzungen und Codes erlauben keinen Zugriff.

Wir passen diese Hinweise bei Änderungen unserer Verarbeitung an. Die aktuelle Fassung findest Du auf https://telos-steuern.de/datenschutz. Bereits abgegebene Erklärungen und die dabei dokumentierten Fassungen bleiben als Nachweis erhalten. Bei einer wesentlichen neuen Verarbeitung informieren wir Dich erforderlichenfalls gesondert.